BANJARBARU, klikkalsel.com – Pemprov Kalsel melalui Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispersip) memusnahkan 2.077 berkas arsip yang telah habis masa retensi atau waktu penyimpanan. Pemusnahan ini dilakukan guna menghindari penyalahgunaan dokumen arsip seperti dijadikan bungkus makanan.
2.077 berkas arsip tersebut bersumber dari tiga instansi Pemprov Kalsel. 1.901 berkas milik Badan Koordinasi Penyuluhan Pertanian Perikanan dan Kelautan kurun waktu tahun 2004-2019.
472 berkas kurun waktu 1966-2001 milik Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kalsel dan sebanyak 514 berkas kurun waktu 1982-2007 dari RSUD Dr HM Ansyari Saleh.
Pemusnahan berkas berlangsung di Depo Arsip Kalsel, Banjarbaru, Selasa (17/12/2024). Kepala Dispersip Provinsi Kalsel Nurliani Dardie secara simbolis memimpin pemusnahan arsip dengan cara dimasukan ke mesin penghancur kertas dan disaksikan langsung setiap perwakilan instansi.
“Jadi, jika dokumen arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna telah menumpuk dan ingin dibuang, jangan dijual. Karena prosedurnya adalah dimusnahkan,” ucapnya.
Dia menegaskan pemusnahan arsip dengan cara menjual ke pengepul barang bekas merupakan tindakan yang dilarang. Dia menekankan pengelolaan arsip memiliki aturan yang telah ditetapkan pada Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Selain itu juga terdapat dalam Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009.
“Tindakan menjual arsip itu dilarang. Bahkan bisa dikenai sanksi pidana, Tidak boleh arsip dijadikan bungkus kacang,” tegasnya.
Baca Juga : Muhidin Resmi Menjabat Gubernur Kalsel Sisa Periode 2021-2024 Usai Dilantik Prabowo: Siap Terima Masukan!
Baca Juga : Dewan Kalsel Desak PUPR Respon Keluhan Masyarakat Terkait Rusaknya Jembatan di Kawasan Matraman
Dia pun merasa miris saat menemukan dokumen-dokumen resmi yang memiliki informasi penting dan bersifat pribadi yang digunakan untuk bungkus gorengan, dan kacang. Hal tersebut, ujarnya, merupakan dampak dari menjual arsip yang habis masa retensi.
“Ditakutkan arsip-arsip kadaluarsa yang dijual malah disalahgunakan oleh pihak-pihak tidak bertanggung jawab,” imbuhnya.
Dia menegaskan, perilaku menjual arsip habis masa retensi bisa diusut jalur hukum. Pelaku akan diberikan sanksi administratif berupa denda yang cukup besar.
Dia menambahkan pemusnahan arsip tak sembarangan bisa dilakukan. Secara khusus ada tahapan-tahapan yang harus dilakukan sebelum arsip benar-benar akan dimusnahkan.
Diantaranya, pemeriksaan masa retensi arsip, pencatatan informasi arsip meliputi nomor, jenis dokumen, tahun, jumlah, tingkat perkembangan dokumen, dan keterangan informasi arsip.
Kemudian pembentukan panitia pemusnahan arsip, penilaian panitia, pelaksanaan pemusnahan, serta pembuatan berita acara pemusnahan arsip.
“Arsip yang sering dimusnahkan umumnya yang berjenis kronologikal arsip, yang berisi informasi terkait tanggal, bulan, dan tahun untuk keperluan administratif. Karena umumnya arsip jenis ini cepat kadaluarsa sehingga sudah habis nilai gunanya,” pungkasnya. (rizqon)
Editor: Abadi
